Deutschland · E-Rechnung · XRechnung · ZUGFeRD
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2028 müssen alle sie ausstellen. PDF Mirror liest empfangene XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos und erstellt sie in der Pro-Edition — ohne Abo, ohne Plattform, und Ihre Rechnungen laufen nie über unsere Server.
Was das Gesetz sagt
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Sie kommt in zwei Schritten: zuerst empfangen können, dann ausstellen müssen.
| Datum | Wer | Was sich ändert |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen | Es muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Alle Unternehmen | Papierrechnungen bleiben zulässig, einfache PDFs mit Zustimmung des Kunden. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Dieselbe Erleichterung, ein Jahr länger. EDI-Verfahren, die nicht der europäischen Norm folgen, bleiben bis dahin für alle zulässig. |
| Ab 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen | Jede Rechnung zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen ist eine E-Rechnung. |
Eine E-Rechnung ist kein per E-Mail verschicktes PDF, sondern eine Rechnung, deren Daten nach der europäischen Norm EN 16931 strukturiert sind. Die beiden in Deutschland üblichen Formate erfüllen das: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebettetem XML — außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, die für eine Rechnung zu wenig enthalten. Bei ZUGFeRD ist das XML der führende Teil, und genau dieses muss unversehrt aufbewahrt werden.
Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und Kleinunternehmer. Der Empfang dagegen betrifft alle.
Zusammenfassung nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums, aktualisiert nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Keine Steuerberatung: Für Ihren Einzelfall ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
Empfangen — kostenlos
Eine XRechnung kommt als XML-Datei ohne eine einzige Seite: Im Browser geöffnet ist sie eine Wand aus Tags. Trotzdem muss sie gelesen, geprüft und bezahlt werden.
1 — Öffnen
Ziehen Sie die XRechnung in PDF Mirror: Sie öffnet sich direkt in einer lesbaren Ansicht — Lieferant, Kunde, Positionen, Umsatzsteuer, Summen, Zahlungsbedingungen. Das rohe XML liegt daneben, falls Sie ein Element nachprüfen wollen.
2 — Sehen, was maßgeblich ist
Eine ZUGFeRD-Rechnung erscheint wie jedes PDF, und ihr eingebettetes XML öffnet sich in einem eigenen Reiter, roh und in lesbarer Ansicht. Für das Finanzamt ist dieses XML maßgeblich: Sie sehen es, statt es anzunehmen.
3 — Prüfen
PDF Mirror wendet die Regeln der Norm EN 16931 an und bei einer XRechnung die deutschen BR-DE-Regeln. Eine falsche Summe, eine fehlerhafte USt-IdNr., eine ZUGFeRD MINIMUM, die nicht als Rechnung gilt: Es wird mit dem Code der Regel benannt, bevor die Rechnung in die Buchhaltung geht.
Ausstellen — Pro-Edition
Ihre Rechnungen schreiben Sie bereits — in Word, in einer Tabelle, in einem älteren Programm. PDF Mirror verlangt nicht, dass Sie das ändern: Es macht aus dem PDF, das Sie erzeugen, eine E-Rechnung.
Die PDF-Rechnung wird gelesen, und ihre Felder füllen sich: Nummer, Daten, Kunde, Positionen, Steuersätze, Summen. Eine gescannte Rechnung durchläuft zuerst die Texterkennung. Ihre Absenderdaten erfassen Sie einmal. Die Prüfung markiert farbig, was fehlt oder nicht stimmt, und korrigiert wird im Formular, nicht im XML.
Für öffentliche Auftraggeber verlangt die XRechnung die Leitweg-ID des Käufers und einen vollständigen Ansprechpartner beim Verkäufer: Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen, und PDF Mirror sagt es Ihnen vor dem Versand.
| Format | Für wen | PDF Mirror |
|---|---|---|
ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 | Private Kunden: ein PDF, das jeder lesen kann, mit seinem XML | Liest, prüft, erstellt |
ZUGFeRD BASIC, EXTENDED | Gleicher Zweck, knapperer oder reicherer Inhalt | Liest, prüft, erstellt |
ZUGFeRD MINIMUM, BASIC-WL | Gelten in Deutschland nicht als Rechnung | Liest sie und weist darauf hin |
XRechnung 3.0 (CII oder UBL) | Öffentliche Auftraggeber und Kunden, die sie verlangen | Liest, prüft nach den BR-DE-Regeln, erstellt |
Peppol BIS Billing 3.0 | Das europäische Peppol-Netz | Liest, prüft, erstellt |
PDF Mirror erzeugt die Datei, versendet sie aber nicht. Sie schicken sie per E-Mail, was das Gesetz zulässt, oder laden sie im Portal Ihres Kunden hoch. Für das Peppol-Netz braucht es zusätzlich einen Zugangspunkt (Access Point).
Luxemburg, Frankreich, Belgien
Die deutsche Pflicht betrifft Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Ein im Ausland ansässiges Unternehmen ohne feste Niederlassung in Deutschland kann in seiner Rechnung darauf hinweisen, um zu begründen, warum es keine E-Rechnung stellt. Aber Ihre deutschen Kunden erhalten sie inzwischen täglich, und ihre Buchhaltung verarbeitet sie schneller als ein PDF: Eine ZUGFeRD-Rechnung heißt, ohne Abtippen bezahlt zu werden.
Dasselbe Modul spricht auch Factur-X, eines der Formate der französischen Reform, und Peppol BIS, das Format des europäischen Netzes. Eine Rechnung, drei Ziele: Der Inhalt bleibt derselbe, nur die Form ändert sich.
Was es kostet
Die kostenlose Edition von PDF Mirror liest, zeigt und prüft alle empfangenen E-Rechnungen. Die Pro-Edition für 69 € zzgl. MwSt. als Dauerlizenz stellt sie aus — ohne Abo, ohne Gebühr pro Rechnung, ohne Konto auf einer Plattform.
Die Pro-Edition ist der vollständige PDF-Editor: Text und Bilder bearbeiten, OCR, konvertieren, mit Signaturkarte unterschreiben, schützen, vergleichen. Die E-Rechnung ist enthalten; Sie kaufen kein zusätzliches Werkzeug.
Ihre Rechnungen landen auf keinem Server. PDF Mirror arbeitet auf Ihrem Rechner: Weder AMS Studio noch sonst jemand sieht, was Sie wem in Rechnung stellen.
Fragen
Nein. Für den Empfang genügt laut Gesetz ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen und Prüfen einer XRechnung genügt auch die kostenlose Edition von PDF Mirror.
Nein. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“, die nur in der Übergangszeit zulässig ist. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach EN 16931: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Für private Kunden ZUGFeRD im Profil EN 16931: ein PDF, das jeder lesen kann, mit dem XML darin. XRechnung für öffentliche Auftraggeber, mit Leitweg-ID, oder wenn der Kunde sie verlangt.
Nein, das ist nicht seine Aufgabe: Es vergibt keine Rechnungsnummern und führt keine Debitorenkonten. Es macht aus der Rechnung, die Sie ohnehin erstellen, eine konforme E-Rechnung, und es liest die, die Sie erhalten.
Sie wendet die Regeln der Norm EN 16931 und die deutschen BR-DE-Regeln an, jeweils mit ihrem Code. Sie ersetzt weder die Auskunft Ihres Steuerberaters noch bei öffentlichen Auftraggebern deren eigene Eingangsprüfung.
Nein. PDF Mirror arbeitet auf Ihrem Rechner. Keine Rechnung, ob empfangen oder ausgestellt, wird an AMS Studio oder sonst jemanden übertragen.